Что должен делать секретарь

Что должен знать ваш секретарь, разговаривая по телефону. В современной деловой практике секретарь играет очень заметную и важную роль. От эффективной работы секретаря во многом зависит работа руководителя фирмы, его имидж, а зачастую и имидж всей фирмы. Как правило, секретарь не только отвечает на телефонные звонки, сортирует и докладывает поступившую почту, но и ведет дневник текущих дел, отвечает за ведение личной и деловой переписки руководителя.

Секретарь руководителя

Мой заказ Обязанности секретаря: организация, порядок, дисциплина История профессии секретарь берет свое начало еще со времен Древнего Рима. В то время состоятельные патриции имели при себе специального человека — секретаря, в обязанности которого входило давать советы патрицию и обязательно держать в секрете все, что он знает о делах и намерениях первого.

Сегодня секретарь — это не просто один из многочисленных сотрудников компании, это в первую очередь ее лицо. Внимательность, порядочность, организованность и приветливость — это те качества, которыми должен обладать секретарь, чтобы располагать к себе людей и формировать у них позитивное впечатление о компании. Он также должен иметь отличные коммуникационные навыки и уметь четко и логично излагать свои мысли, так как в некоторых случаях секретарь может входить в делегацию участвующую в переговорах.

Как вести переговоры можно узнать здесь. Что предусматривают должностные обязанности секретаря? В зависимости от специфики компании или фирмы обязанности секретаря могут немного изменяться, но в большинстве случаев они предусматривают выполнение следующих функций: Ведение документации. Секретарь контролирует правильность составления документов, которые направляются на подпись руководству, а также систематизирует документы, периодически пересматривая их и отправляя часть в архив, а часть на уничтожение.

Прием телефонных звонков, писем, электронной почты, которые адресуются руководителю. Кроме того, функции секретаря предусматривают составление и правильное оформление исходящей документации. Контроль своевременного выполнения поручений руководства сотрудниками компании, а также принятие мер в отношении их качественного и своевременного выполнения. Документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также заполнение и учет их трудовых книжек.

Обеспечение своего рабочего пространства и рабочего пространства руководителя необходимыми канцелярскими приспособлениями. Именно секретарь должен следить за тем, чтобы на столе руководителя всегда были необходимые предметы для качественной работы. Секретарь выбирает и заказывает всю необходимую канцелярию, именно поэтому хороший магазин канцелярии - лучший друг современного секретаря. Должностная инструкция секретаря также предусматривает сохранение им конфиденциальности коммерческой информации.

Кроме того, секретарь должен отличаться культурой поведения и презентабельным внешним видом. Дополнительным преимуществом хорошего секретаря будет знание английского или другого иностранного языка, особенно если среди посетителей компании часто бывают иностранцы.

Организация работы секретаря Обязанностей у секретаря довольно-таки много, и чтобы хорошо и своевременно справляться с ними, нужно позаботиться о правильной организации рабочего пространства. Кроме того, внешний вид приемной, где работает секретарь, должен быть презентабельным и аккуратным, так как это влияет на мнение о работе всей организации.

Поэтому в обязанности секретаря референта входит поддержание рабочего пространства в чистоте и порядке. Кроме того, работа в офисе требует наличия большого количества разных канцелярских приспособлений.

Так, правильный рабочий стол секретаря не обойдется без: Настольного органайзера, где будут находиться ручки, карандаши, степлеры , скрепки и другая полезная канцелярия; Средств коммуникационной техники — ноутбука, факса, телефона и т. Календаря еженедельника ; Блокнота для записей.

Все принадлежности на рабочем столе должны располагаться компактно, чтобы большая часть пространства оставалась свободной. Все папки с документами должны располагаться в шкафах. Хорошей идеей будет выбрать папки разной расцветки с возможностью делать отметки — это позволит быстро найти нужный документ.

Для хранения большого количества документов подойдут папки-регистраторы. Правильная организация рабочего места позволит избежать лишних затрат времени при выполнении поручений и любых операций с документами.

Таким образом, должность секретаря является одной из ключевых в любом учреждении. Секретарь — это главный помощник руководителя, а также лицо компании.

Именно поэтому, человек, занимающий эту должность должен обладать необходимыми личностными качествами, быть организованным, дисциплинированным и хорошо справляться с должностными обязанностями.

Секретарь-референт

Обязанности секретаря В чем состоят должностные обязанности секретаря Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь эту должность можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель глава некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания поручения как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов. Что обязан знать и должен делать секретарь. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора. Принимать и вести учет телефонограмм.

Идеальный секретарь

Регистрация входящих и исходящих документов. Обслуживание руководителя и его посетителей. Создание рабочего плана для руководителя. Прием телефонных звонков и электронной почты, поступающих в адрес руководителя.

Обязанности секретаря

N 37 Секретарь руководителя Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, телефаксу, телексу и т.

Полезное видео:

Секретарь приемной руководителя

Не поступив в университет, отнесла документы в колледж электротехники. Там по конкурсу аттестатов меня зачислили на специальность делопроизводство. Отучившись 1,5 года, я получила специальность секретарь-машинистка.

Что должен знать ваш секретарь, разговаривая по телефону.

Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам телефаксу, телексу и т. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Составлять по поручению руководителя письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация , вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

Секретарь: в теории и на практике

В компаниях с большим документооборотом, разветвленным административным аппаратом, как правило, в штате состоит несколько секретарей, каждый из которых отвечает за свое направление: помощник руководителя, референт, делопроизводитель. Маленькие фирмы не могут позволить себе такую роскошь, у них секретарь — универсальный сотрудник, занимающийся и звонками, и документами, и кадрами. Многое из того, что он делает, не входит в стандартные функции секретарского работника, и все обязанности, которые на него возложены, должны быть зафиксированы документально. Требования, предъявляемые к работнику, необходимо подробно изложить в должностной инструкции секретаря-делопроизводителя. Требования к секретарю с функциями делопроизводителя В самом наименовании должности секретаря-делопроизводителя содержится указание на главные направления его деятельности. Необходимость работать с документацией требует от сотрудника: знаний основ делопроизводства, архивного дела; уверенного владения компьютером, офисными и специальными программами электронные системы документооборота ; умения пользоваться оргтехникой. На практике многие работодатели игнорируют эти требования, считая, что с их небольшим документооборотом справится любой организованный и ответственный человек. Если через руки секретаря проходит много бумаг, без специальных знаний ему не обойтись: стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения, регистрация и учет корреспонденции, организация архива, создание номенклатуры дел, ведение электронной базы и т. Также в должностной инструкции секретаря необходимо указать, с какой именно техникой и какими компьютерными программами ему придется иметь дело. Помимо уже привычных всем офисных программ и интернет-почты это могут быть 1С, CRM-системы, электронные таблицы и прочие, в зависимости от специфики фирмы.

Профессия "Секретарь"

Тула Доверенное лицо. Хороший помощник руководителя — это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда — второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко. Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов.

Обязанности секретаря: организация, порядок, дисциплина

Мой заказ Обязанности секретаря: организация, порядок, дисциплина История профессии секретарь берет свое начало еще со времен Древнего Рима. В то время состоятельные патриции имели при себе специального человека — секретаря, в обязанности которого входило давать советы патрицию и обязательно держать в секрете все, что он знает о делах и намерениях первого. Сегодня секретарь — это не просто один из многочисленных сотрудников компании, это в первую очередь ее лицо.

Профессия секретарь

Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большую часть своего времени находятся в состоянии готовности [1]. История[ править править код ] Слово секретарь происходит от лат. Секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, подменяя собой господина, при котором состояли [2] , что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь статс-секретарь. Начиная с х годов с изобретением печатной машинки профессия секретаря начала приобретать и женское лицо, и к концу Первой мировой войны в этой профессии стали появляться женщины секретари-референты. Это частное лицо или фирма, предоставляющая нанимателю услуги, традиционно составляющие обязанности секретаря, без физического присутствия в офисе.

Наверх